İşletmelerin küreselleşmesi ile birlikte süreçlerinde yaşanan teknolojik gelişmeler, işletmelerin örgütlenmesinde ve ticari yapısında büyük ölçüde değişiklikler meydana gelmiştir. İşletmelerin dünya pazarına açılmaları ve rekabetlerini sağlıklı bir şekilde yapabilmeleri için öncelikle maliyet kontrollerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yapmaları gerekmektedir. Küreselleşmenin bir gerektirdiği süreç yönetimi ile birlikte kurumsal kaynak planlamasının önemi artmıştır. Kurumsal kaynak planlamasının çıkış noktası ise müşteri ilişkilerinden üretim planlamaya işletmelerin tüm süreçlerinde kaynakların en ektin biçimde izlenmesi ve bu doğrultuda stratejiler oluşturmasıdır.
İşletmelerde ERP kültürünü oturtmak için üç temel unsur bulunmaktadır;
- Firma yapısına uygun yazılım,
- Konuya hakim hizmet firması,
- Değişime/Gelişime açık firma personeli,
Üç temel unsurun en temel maddesi olan uygun yazılımdır. Bunun temel nedeni ekibiniz yada hizmet aldığını firma ne kadar nitelikli olursa olsun ERP yazılımının yetenekleri ile sınırlanırsınız. Bu nedenle işletmenize yazılım seçimi yaparken firma yapınıza uygun yazılımı araştırarak mümkünse aynı alanda hizmet veren firmaların kullandığı yazılımları araştırarak bir seçim yapmanızdır. Uygun yazılım seçimi ile birlikte aslında hizmet alacağınız firmayı da seçmiş oluyorsunuz. Bu nedenle teklif aldığınız firmalardan mümkünse daha önce benzer ya da aynı projelerde vermiş oldukları hizmetlerle ilgili bir sunum, referans talep etmenizin yararı olacaktır. Her ne kadar uygun yazılımı bulduğunuzu düşünseniz de hizmet aldığınız firma sektöre hakim değilse netice almanız güçleşecektir. Tüm bu aşamaların ardından işletmeler için genel olarak karşılaşılan en temel sorun olan işletme değişime olan direncin ortadan kaldırılması gerekmektedir. Gerçekleştirdiğimiz çoğu projede bu direnç ile karşılaşmamızın işletmeler için bu sorunun nasıl zararlar verdiğini ve sonuçlarının çok ağır olduğunu görmemize neden oldu.
Değişime karşı olan bu direncin nedenleri arasında en temeli insanların alışkanlıklarını kolay kolay terk etmek istememeleridir. Her hangi bir nedenle yerleşmiş düzenlerinin değişmesi onlarda
güven problemine yol açabilir. Bu problemleri önleyebilmek ancak yöneticinin başarabileceği bir konudur. Bu noktada en temel husus çalışanlara bu değişimin avantajlarının anlatılması ve değişim ile ilgili konuların saklanmamasıdır.
Unutmayın, dünyanın en iyi yazılımını en iyi hizmet veren firmadan almış olsanız bile ekibiniz direnç gösteriyorsa sonuç almanız çok zordur.
Bu unsurlar geçilmesinin ardından artık ERP sisteminin kurulumu devreye girmektedir. Bu işlemler dikkatlice yönetilmesi gereken büyük organizasyonel değişiklikler içermektedir. Bu sürecin başarı ile tamamlanabilmesi için dikkat edilmesi gereken kritik faktörler bulunmaktadır.
- Yönetici kadrosunun katılımı ve desteği,
- İş süreçlerinin analiz edilmesi ve yapılandırılması,
- Kurulum sürecinin projelendirilmesi ve proje yönetimi doğrultusunda gerçekleştirilmesi,
- Sistemdeki verilerin doğruluğunun sağlanması,
- Tüm çalışanlara eğitimlerin eksiksiz verilmesi,
- Çalışanların katılımının sağlanması,
- Yazılım/donanım senkronizasyonunun sağlanması,
- Danışmanlık hizmetinin doğru kişilerden alınması,
Bu faktörler kurulum ve yapılandırma için en temel ve gerekli faktörler arasındadır. Anlaşıldığı üzere ERP uygulamalarının kurulum ve yapılandırılma aşamaları çok kritik bir süreçtir. Bu süreçler organizasyonun büyüklüğüne göre çok uzun ve yüksek maliyetlerin katlanılmasını gerektirmektedir.
ERP uygulamalarında başarısızlık nedenlerinden bahsetmek gerekirse;
İşletmelerin ihtiyaç ve isteklerini tam olarak analiz etmemiş olmalarıdır. Doğru tanımlanmamış ihtiyaçlar doğrultusunda seçilen ürünler ve yapılan işlemler işletmelerin sonuç almasını engellemektedir. Bunun yanı sıra ERP sistemlerinin tam anlamı ile başarıya ulaşmasını sağlamak için veri girişlerinin doğru ve eksiksiz bir şekilde yapılması gerekmektedir. Eğer veriler kurumun başlangıçta belirlediği kriterler doğrultusunda girilmiyorsa ERP sisteminin doğru sonuçlar vermesini beklemek yanlıştır.
Bu durumu örneklendirmek gerekirse;
- Stok takibinin anlık olarak yapılması gereken operasyonlarda bilgiler girilmiyor, gecikmeli giriliyor yada eksik giriliyorsa doğru sonuçlar beklenemez.
Sistemi kullanan kullanıcıların işlerini doğru bir şekilde yapmadıkları sürece kusursuz bir ERP uygulamasının dahi başarılı olma ihtimali bulunmamaktadır.
Özetlemek gerekirse; yazılım seçiminin doğru yapılması, hizmet veren firmanın alanında yetkin olması ile birlikte şirket içinde yapılabilecek hataların minimum seviyeye indirilmesi ve değişime karşı olan direncin önlenmesi ile ERP yazılımlarından maksimum verimi almak mümkündür.
Ümit YILMAZYILDIRIM
Teknoliva Bilişim Sistemleri
